Làm thế nào để giảm chi phí lao động cho nhà hàng của bạn?

Hiểu và tính chi phí lao động nhà hàng

Trước tiên, chủ nhà hàng cần hiểu về chi phí lao động và các công thức liên quan, để có thể đo lường, phân tích cho chính xác, cũng như có các kế hoạch triển khai cho phù hợp.

Chi phí lao động nhà hàng là gì?

Chi phí lao động là tổng chi phí cho nhân sự nhà hàng được tính trong một khoảng thời gian nhất định, ví dụ 7 ngày, 1 tháng, hay 1 quý… Nhiều chủ nhà hàng nghĩ rằng, chỉ cần tiền lương là đủ. Nhưng chúng chưa đủ, bởi chi phí lao động cho nhà hàng gồm nhiều khoản cần chi khác, ảnh hưởng đến động lực làm việc và quyền lợi của các nhân viên dưới quyền.

Trong các mục trên, có 2 mục không được chi trực tiếp cho nhân viên, mà được sử dụng để giải quyết các vấn đề liên quan đến họ, cụ thể:

• Chi phí rủi ro lao động: Khi nhân viên tạm nghỉ việc do nghỉ phép, ốm đau thì vị trí họ đảm nhận sẽ thiếu hụt, năng suất làm việc tổng thể sẽ bị ảnh hưởng, khiến doanh thu giảm sút. Tương tự, nếu họ bị tai nạn, bệnh tật do làm việc, nhà hàng cũng cần chăm lo, hỗ trợ tiền thuốc men.
• Chi phí đào tạo: Khi nhân viên mới vào làm, trong hoặc thời gian thực tập, hiệu quả công việc sẽ không được như nhân viên chính thức, cũng từ đó mà ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu. Chính vì vậy, mà nhiều nhà hàng áp dụng chính sách thử việc với 85% lương, thực tập không lương… để bù đắp vào phần ảnh hưởng này.

Ngoài ra, các khoản chi như bảo hiểm xã hội, phụ cấp sinh hoạt… là chế độ phúc lợi của từng nhà hàng, tức không bắt buộc và không phải nhà hàng nào cũng giống nhau, đây cũng được xem là lợi thế cạnh tranh giữa các nhà hàng trong việc thu hút và giữ chân nhân viên.

Nhiều chủ nhà hàng nghĩ rằng, chỉ cần tiền lương là đủ, nhưng chúng chưa đủ thì còn nhiều yếu tố khác liên quan.

Tỷ lệ chi phí lao động là gì?

Hiểu một cách đơn giản, tỷ lệ chi phí lao động là tỷ lệ chi giữa chi phí lao động và doanh thu của nhà hàng. Chúng được tính bằng cách lấy tổng chi phí lao động trong một thời điểm nhất định, chia cho tổng doanh thu trong thời điểm tương ứng, rồi nhân 100.

Ví dụ:

Nhà hàng A có doanh thu tháng 6 là 120 triệu, chi phí lao động là 56 triệu. Theo công thức nêu trên, ta có: 

• Tỷ lệ chi phí lao động nhà hàng A = (56.000.000 / 120.000.000) * 100 = 47 %

Nhà hàng B có doanh thu tháng 6 là 120 triệu, chi phí lao động là 30 triệu, tương tự với công thức trên, ta có:

• Tỷ lệ chi phí lao động nhà hàng B = (30.000.000 / 120.000.000) * 100 = 25 %

Tại sao cần phải quan tâm đến chỉ số này? Bởi lẽ, lợi nhuận nhà hàng như tờ giấy – mỏng manh vô cùng, nên việc chi lố, hoặc vượt quá ngân sách cho phép sẽ ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả hoạt động. Tỷ lệ chi phí lao động nhà hàng trung bình chiếm 30% doanh thu, và dao động theo từng quy mô, cách vận hành của các nhà hàng, cụ thể:

• 25% hoặc dưới với nhà hàng, quán bình dân, phục vụ thức ăn nhanh. Ở đây, giá cả quan trọng hơn thái độ phục vụ, nên mức lương, chi phí lao động thường ở mức cơ bản hoặc rất thấp.
• 25 – 40% với nhà hàng phục vụ bàn. Thái độ phục vụ, tính chuyên nghiệp và giá cả cân bằng với nhau, khiến chi phí lao động cũng tăng theo.
• 40% hoặc hơn với nhà hàng cao cấp, bởi không chỉ là tính chuyên nghiệp, mà nhân viên phục vụ ở đây còn là bộ mặt, là cầu nối, và là trải nghiệm khách hàng muốn nhận được tốt nhất.

Cũng cần phải nói thêm rằng, đây là khoản chi chủ động, và dễ dàng kiểm soát, điều chỉnh bằng các tiêu chí như KPI, hiệu quả làm việc… của từng nhân viên. Chúng khác với các chi phí đầu vào như nguyên liệu, thực phẩm hay chi phí thuê nhà, hoặc sẽ biến động mạnh theo thị trường, hoặc cố định và không thể thay đổi.

Chính vì vậy, cần xác định quy mô và cách vận hành của nhà hàng, cũng như tính tỷ lệ chi phí lao động trong từng thời điểm, để vừa điều chỉnh, vừa xây dựng chiến lược cho phù hợp nhằm đem lại hiệu quả hoạt động cho nhà hàng như mong muốn.

Làm thế nào để giảm chi phí lao động nhà hàng

Có 4 giải pháp để giảm chi phí lao động nhà hàng, lần lượt là phân cấp, hạn chế luân chuyển nhân viên, theo dõi và điều chỉnh chi phí lao động, và áp dụng công nghệ vào quản lý. Lần lượt từng giải pháp sẽ được trình bày trong phần dưới đây.

Phân cấp nhân viên và trả lương theo cấp bậc

Trong cùng bộ phận, hay khác bộ phận, thì giữa các nhân viên sẽ luôn có sự khác biệt về năng lực, kinh nghiệm cũng như tầm quan trọng. Trong ví dụ được nêu ở phần trên, mức lương trung bình không phải là mức lương mà mọi người được nhận, bởi sẽ có sự chênh lệch giữa các vị trí, và hiệu quả công việc mà họ đã đạt được.

Việc xây dựng thang đo, KPI hay tiêu chí đánh giá công việc là một điều quan trọng, giúp bạn đo lường mức độ hiệu quả của từng nhân viên và trả lương cho hợp lý; cũng như cắt giảm, đào thải các vị trí không đem lại hiệu quả. Nếu cào bằng tất cả, và trả cùng mức lương, trong khi giá trị tạo ra lại có sự chênh lệch, thì sẽ xảy ra rất nhiều vấn đề, và nhà hàng sẽ không thể vận hành hiệu quả như mình muốn.

Hạn chế luân chuyển, ưu tiên chuyên môn và tay nghề của nhân viên

Nhiều chủ nhà hàng cho rằng, thay đổi, đảo vị trí chuyên môn giữa các nhân viên giúp họ làm việc linh hoạt, và bù đắp những thiếu sót mà các nhân viên ở vị trí cũ không có. Nhưng trên thực tế, đó là cách dễ nhất để làm tăng chi phí lao động, bởi lẽ mọi người sẽ tốn thêm thời gian làm quen, và không thể chủ động làm việc như mình mong muốn.

Thay vào đó, hãy tập trung vào tuyển dụng, hoặc đào tạo nhân viên thành các nhân viên có tay nghề, trình độ cao. Khi một nhân viên hiểu rõ công việc và toàn tâm toàn sức cho vị trí đảm nhiệm, họ sẽ tốn ít thời gian cho các nhiệm vụ hơn, và mức độ hài lòng của khách hàng cũng sẽ tăng lên.

Một giải pháp khác mà bạn có thể áp dụng để nâng cao năng lực cho nhân viên, là đào tạo chéo, tức để các nhân viên đào tạo và kéo năng lực của nhau lên, bằng các buổi chia sẻ, đào tạo nội bộ do chính xác nhân viên đứng lớp. Điều này vừa tạo ra diễn đàn nội bộ để mọi người trao đổi chuyên môn, lại tiết kiệm chi phí đào tạo vì không phải thuê từ bên ngoài.

Theo dõi, điều chỉnh chi phí lao động nhà hàng

Như đã trình bày ở phần trên, chi phí lao động thường chiếm 30% doanh thu nhà hàng, nên việc theo dõi, điều chỉnh là hết sức cần thiết.

Đầu tiên, nhà hàng nên xác định ngưỡng, ngân sách cho nhân sự, dựa trên doanh thu, quy mô và mục tiêu phát triển. Dựa vào những tiêu chí đó, mà ngân sách cho nhân sự hoặc sẽ cố định, hoặc biến động tùy thời điểm. Dù là cố định hay biến động, thì nhà hàng cũng cần những tiêu chí để đánh giá, và đo lường cụ thể.

Ví dụ:

• Nhà hàng A xác định chi phí nhân sự cố định là 56 triệu cho 6 người, trung bình mỗi người sẽ được khoảng 9,3 triệu tiền lương, thưởng mỗi tháng. Đây là mức chi cao hơn so với mặt bằng, bởi nhà hàng A xác định ưu tiên trải nghiệm, tạo ra một môi trường chuyên nghiệp khiến khách hàng hài lòng và đánh giá tốt hết mức, sẵn sàng trả một khoảng tiền cao hơn để được trải nghiệm.
• Nhà hàng B lần lượt các đầu mục như trên là 30 triệu chi phí nhân sự, 4 nhân viên, trung bình mỗi người 7,5 triệu. Ngưỡng lương của nhà hàng B ở mức trung bình, vì vừa không quá ưu tiên đến trải nghiệm, lại vừa đảm bảo về chất lượng dịch vụ.

Nhà hàng A xác định trải nghiệm của khách hàng là quan trọng nhất, nên ưu tiên tuyển người có tay nghề, và trả công cho họ xứng đáng. Nhà hàng B xác định dịch vụ ở mức vừa tầm, nên trình độ nhân viên, chi phí cho họ cũng ở mức vừa tầm.

Cũng ở ví dụ trên, nếu nhà hàng A giảm lương cho nhân viên, họ sẽ cảm thấy đồng lương bèo bọt, không xứng đáng với giá trị và công sức bỏ ra, thì sẽ sớm mà tìm một nơi làm việc khác phù hợp hơn. Còn ở nhà hàng B, nếu họ tăng lương vì một lý do nào đó, nhưng doanh thu lại không tăng theo tương ứng, thì nhà hàng B sẽ rất dễ bị tổn thương, khó phát triển như họ muốn.

Áp dụng công nghệ để tối ưu hoạt động

Ngoài các gợi ý nêu trên, nhà hàng cũng có thể áp dụng song song với các giải pháp công nghệ, để việc vận hành được tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác, phản hồi và trải nghiệm của khách hàng được tốt hơn.

Hệ thống quản lý đặt bàn, đặt chỗ trực tuyến là giải pháp thiết thực, được nhiều nhà hàng sử dụng. Giải pháp này giúp nhà hàng cung cấp số lượng bàn trống, menu… trên các nền tảng, website nhà hàng để khách hàng lựa chọn, đặt chỗ nhanh chóng. Chúng cũng sẽ giúp nhân viên tiết kiệm được thời gian, khi giảm bớt các tác vụ lặp lại như đặt bàn, thanh toán bằng máy POS… và sử dụng quỹ thời gian dư ra đó để tập trung, cải thiện hiệu suất làm việc.

Hệ thống quản lý thông tin khách hàng, nhân viên và tính lương... là những giải pháp độc lập, nhưng cùng đều chung là lưu trữ và quản lý dữ liệu cho nhà hàng. Đầu thông tin vào thường sẽ tự động, lấy từ hóa đơn thanh toán, đơn đặt trước (với khách hàng) hoặc có sẵn (với nhân viên) để quản lý, triển khai các chiến dịch Marketing, đánh giá mức độ hiệu quả công việc và tính lương chính xác hơn.

Các giải pháp này thường triển khai độc lập, hoặc được tính hợp chung vào phần mềm quản lý nhà hàng cho các công ty công nghệ cung cấp. Dựa vào nhu cầu sử dụng thực tế, mà các nhà hàng có thể sử dụng riêng lẻ từng giải pháp, hoặc dùng chung trong phần mềm quản lý nhà hàng để tăng cường hiệu quả khi vận hành cũng như tối ưu chi phí lao động nhà hàng.

Với tất cả gợi ý nêu trên, các nhà hàng có thể áp dụng đồng thời nhằm đem lại những hiệu quả như mong muốn, để vừa cải thiện hiệu quả hoạt động, lại vừa tối ưu chi phí lao động cho nhà hàng và đem lại nhiều sự thay đổi tích cực.